Le coaching pour organiser un événément by Aubert Ermisse

Aubert Ermisse peut organiser des événements de A à Z, mais peut également vous accompagner dans l’organisation de vos événements avec différentes prestations.

Constitution du cahier des charges

Pourquoi organiser un événement ?

Vous avez la charge d’organiser un événement pour vos clients ou bien pour vos collaborateurs ? Quel message souhaitez-vous transmettre à travers cet événement ?

Aubert Ermisse vous accompagne pour définir le message que vous souhaitez transmettre à travers cet événement.

Comment définir le cahier des charges de l’événement ?

Une fois votre message défini, il reste à créer l’architecture de votre événement. Lorsque vous allez solliciter une ou plusieurs agences spécialisées dans l’organisation d’événements, il est impératif de définir des critères précis.

Aubert Ermisse vous apporte son savoir-faire et vous propose de vous accompagner dans la rédaction de votre cahier des charges et dans le suivi de votre organisation. Vous aurez ainsi l’assurance que votre cahier des charges résultera d’études et d’offres en corrélation avec vos attentes. Vous gagnerez un temps inestimable tant sur la définition de votre cahier des charges que dans la sélection de l’offre idoine et de l’agence.

Étude des offres

C’est le moment de la réception des offres, il va falloir les comparer.

Aubert Ermisse vous accompagne sur cette deuxième mission : nous étudions les offres reçues et nous les déchiffrons pour vous. Cette analyse poussée vous garantira que l’enjeu et le sens de votre projet sont bien appréhendés par les agences consultées. Nous validons que le cahier des charges a bien été respecté. Une fois cette étude réalisée, nous nous rencontrons afin de vous présenter une synthèse des offres et vous aider sur le choix de l’étude à retenir. Notre étude contient :

  • L’étude du contenu des offres : analyse des programmes (logistique et prestations), assurance etc.
  • La sélection des critères agences : analyse de l’expertise et de solidité financière des agences
  • L’étude financières des offres : tarif, taux de change, validité des tarifs etc.

Suivi / pré-réalisation

Vous avez sélectionné l’agence ; elle vous soumettra un contrat et un rétro-planning. Aubert Ermisse vous assistera afin de vérifier que tous les services prévus et mentions légales nécessaires sont bien reportées sur le contrat.

Suivi administratif : nous validerons avec vous le rétro-planning confirmant les actions de l’agence retenue, des conditions d’annulation, et pour vous de planifier vos actions (invitations, date de règlement, formalités etc.).

Suivi financier : suivi des règlements à vos agences, validation des taux de change le cas échéant.

Recherche de prestations spécifiques ou de lieux

Vous souhaitez nous confier une mission de recherche (à partir du cahier des charges établi) pour votre événement (un lieu, des prestations etc.) ?

L’expertise d’Aubert Ermisse nous permettra non seulement de vous proposer des lieux adaptés et en cohérence avec votre projet, mais également sur la recommandation de prestations spécifiques.

Accompagnement le Jour J

En plus de l’agence, vous souhaitez qu’Aubert Ermisse vous assiste physiquement lors de votre événement ?

Nous serons votre interlocuteur privilégié et nous nous assurerons du bon déroulement de votre événement.

Des conseils à foison (FAQ)

Vous souhaitez bénéficier de conseils : quelles sont les formalités d’immigration (validité des passeports, visa selon les nationalités), les formalités sanitaires (vaccins, traitement particulier), comment gérer lors de votre événement les impondérables (perte de bagage, retard d’avion, « surbooking » etc. ? Pour quelle assurance voyage opter (annulation : quels sont motifs qui vous permettent d’être remboursé, l’assistance sur place, les frais médicaux, l’hospitalisation) ou bien encore y a -t-il un événement religieux ou autre durant mon événement qui pourrait le compromettre ?

Votre interlocuteur Aubert Ermisse répond à toutes vos questions par téléphone pour faciliter votre voyage.

Aubert Ermisse

8 Rue de Balzac
37000 Tours
FRANCE
Tél. +33 (0) 247 375 447

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